Erfolgsmessung im Onboarding: ohne KPIs bleibt alles im Dunkeln

Eine gut durchdachte Onboarding-Strategie legt den Grundstein für langfristigen Unternehmenserfolg – doch wie viele Unternehmen wissen wirklich, wie gut ihr Onboarding funktioniert? Laut der Haufe Onboarding-Umfrage von 2021 erheben die Hälfte der Unternehmen überhaupt keine Kennzahlen. Gerade einmal 30 % messen die time-to-hire, und nur 22 % nutzen die Frühfluktuationsquote, um die Qualität ihres Onboardings zu bewerten. Diese Zahlen sind alarmierend und zeigen, wie viel Potenzial ungenutzt bleibt. Das Fehlen einer strukturierten Erfolgsmessung könnte daran liegen, dass Onboarding-Prozesse oft unkoordiniert ablaufen. Gleichzeitig wird der Aufwand zur Entwicklung passender Kennzahlen häufig unterschätzt, während der Nutzen als zu gering eingeschätzt wird. Dabei liefern Key Performance Indicators (KPIs) wertvolle Einblicke in den Erfolg oder die Schwachstellen des Onboardings und helfen, den Prozess kontinuierlich zu verbessern.

Warum KPIs für das Onboarding entscheidend sind

Ohne messbare Daten bleibt die Frage unbeantwortet, ob neue Mitarbeitende effizient integriert werden und wo Anpassungsbedarf besteht. KPIs bieten eine Grundlage, um Onboarding-Erfolge sichtbar zu machen. Sie helfen dabei, Ressourcen effektiver einzusetzen, Schwachstellen zu identifizieren und Maßnahmen zu optimieren. Doch welche Kennzahlen eignen sich besonders für die Erfolgsmessung des Onboarding-Prozesses?

Die wichtigsten KPIs im Überblick:

  1. Zeitspanne bis zur Produktivität (Wie lange benötigt ein neuer Mitarbeitender, um in der Rolle produktiv zu sein? Diese Zeitspanne variiert je nach Position, liefert aber wichtige Hinweise auf die Effektivität der Einarbeitung.)
  2. Mitarbeiterfluktuation (Wie lange bleiben neue Kolleginnen und Kollegen im Unternehmen? Eine detaillierte Analyse, ergänzt durch Offboarding-Interviews, kann aufzeigen, wo Nachbesserungen notwendig sind.)
  3. Einarbeitungskosten (Welche Kosten fallen für Schulungen, benötigte Ressourcen und Arbeitszeiten an? Diese Kennzahl hilft, den finanziellen Aufwand des Onboardings realistisch einzuschätzen.)
  4. Beteiligungsrate am Onboarding (Wie gut werden die angebotenen Maßnahmen angenommen? Sind neue Mitarbeitende aktiv in den Prozess eingebunden? Werden sie von Führungskräften ausreichend unterstützt?)
  5. Qualität des Feedbacks (Rückmeldungen neuer Mitarbeitender sind eine wertvolle Datenquelle. Strukturierte Fragen ermöglichen es, die Qualität des Onboardings systematisch zu bewerten.)
  6. Zeit bis zur Erreichung von Meilensteinen (Wie schnell erreichen neue Mitarbeitende relevante Leistungsziele? Unterschiede können auf Schwachstellen im Prozess oder in einzelnen Unternehmensbereichen hinweisen.)
  7. Zufriedenheit neuer Mitarbeitender (Fühlen sich die neuen Teammitglieder willkommen und integriert? Die Zufriedenheit ist ein entscheidender Faktor für langfristige Bindung und Produktivität.)
  8. Leistungsbewertung (Wie entwickelt sich die Leistung der neuen Mitarbeitenden aus Sicht von Teams, Führungskräften und der Betroffenen selbst? Diese Kennzahl gibt Aufschluss über die Wirksamkeit des Onboardings.)
  9. Fehlerquoten (Werden immer wieder ähnliche Fehler gemacht? Dies kann ein Hinweis auf Lücken in der Wissensvermittlung sein und sollte im Onboarding-Prozess berücksichtigt werden.)
  10. Retention-Rate neuer Mitarbeitender (Wie nachhaltig gelingt es, neue Mitarbeitende langfristig ans Unternehmen zu binden? Diese Kennzahl steht oft in direktem Zusammenhang mit der Fluktuationsquote.)

So werden die passenden KPIs gefunden

Das Finden geeigneter KPIs für das Onboarding erfordert eine sorgfältige Planung und Analyse. Folgende Schritte helfen dabei, sinnvolle und messbare Kennzahlen zu definieren:

  1. Ziele klären (Was soll mit dem Onboarding konkret erreicht werden? Ob es um die Reduzierung der Fluktuationsrate oder die Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit geht – klare Ziele sind der Ausgangspunkt.)
  2. Schlüsselaspekte identifizieren (Welche Faktoren beeinflussen den Erfolg des Onboardings? Eine Analyse des gesamten Prozesses hilft, diese Aspekte zu erkennen.)
  3. Stakeholder einbeziehen (Gespräche mit Führungskräften und neuen Mitarbeitenden liefern wertvolle Einblicke in Erwartungen und Herausforderungen.)
  4. Branchenstandards berücksichtigen (Der Austausch mit anderen Unternehmen oder Branchenverbänden bietet Orientierung und Vergleichsmöglichkeiten.)
  5. Messbarkeit sicherstellen (KPIs müssen quantifizierbar und nachvollziehbar sein. Regelmäßige Feedbackprozesse machen Veränderungen sichtbar.)
  6. Priorisierung vornehmen (Wenige, dafür aussagekräftige Kennzahlen sind besser als eine Vielzahl an irrelevanten Datenpunkten.)
  7. Zielwerte definieren (Klare Zielwerte machen Fortschritte und Erfolge messbar und geben Orientierung.)
  8. Regelmäßige Überprüfung (KPIs sollten kontinuierlich hinterfragt und an geänderte Anforderungen angepasst werden. Implementieren Sie hierzu ein System zur Überwachung. So wird auch der Fortschritt nachverfolgt.)
  9. Feedback nutzen (Die Einblicke nutzen, die das Feedback von Mitarbeitenden und Führungskräften geben. Es kann ebenfalls als Impuls für neue Kennzahlen genutzt werden.)

Erfolg messen, Prozesse optimieren

Die Einführung passender KPIs mag auf den ersten Blick aufwendig erscheinen, doch der Nutzen überwiegt den Aufwand bei weitem. Nur wer seinen Onboarding-Prozess transparent gestaltet und konsequent analysiert, kann langfristig Verbesserungen erzielen. Unternehmen, die ihre Kennzahlen sorgfältig wählen und regelmäßig überprüfen, schaffen die Grundlage für ein strukturiertes, effizientes und erfolgreiches Onboarding – zum Vorteil neuer Mitarbeitender und des gesamten Unternehmens.

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